Datenschutzerklärung

1.Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

E-Mail

info [at] kotova.io

Telegram

@kotova_io

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns am schnellsten per E-Mail an die oben genannte Adresse.

Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG), und haben keine solche Person benannt.

2.Geltungsbereich und Überblick

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• unsere Website zerodesk.biz (im Folgenden „Website“),
• die ZeroDesk-Anwendung unter app.zerodesk.biz einschließlich der installierbaren Web-App (PWA) (im Folgenden „App“) und
• die Dokumentation unter docs.zerodesk.biz.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Verarbeitungen zusammen; Einzelheiten finden Sie in den jeweiligen Abschnitten.

3.Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen greift:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, etwa für Registrierung, Bereitstellung der App, Abrechnung und Support zu Ihrem Vertrag.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): insbesondere für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): insbesondere für einen sicheren und stabilen Betrieb, die Abwehr von Angriffen und Missbrauch, die Beantwortung allgemeiner Anfragen sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): nur, soweit wir Sie ausdrücklich um eine Einwilligung bitten. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: für das Speichern von und den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät, soweit dies für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (Abschnitt 10).

Soweit wir Inhalte im Auftrag unserer Geschäftskunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf deren Weisung; die Rechtsgrundlage richtet sich dann nach der Verarbeitung des jeweiligen Kunden (Abschnitt 8).

4.Website: Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website ist eine statische Website. Sie wird bei Netlify, Inc., 44 Montgomery Street, Suite 300, San Francisco, CA 94104, USA („Netlify“) gehostet und über das Content Delivery Network von Netlify ausgeliefert.

Bei jedem Aufruf verarbeitet Netlify technisch bedingt folgende Daten in Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei (URL),
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), soweit Ihr Browser sie übermittelt,
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem (User-Agent),
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Zweck ist die Auslieferung der Website sowie die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit, etwa die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Website.

Netlify verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Netlify speichert die Logfiles nur für einen begrenzten Zeitraum und löscht sie anschließend automatisch. Wir werten die Logfiles nicht zu Analysezwecken aus und führen sie nicht mit anderen Datenquellen zusammen. Da Netlify seinen Sitz in den USA hat, können Daten in die USA übermittelt werden (Abschnitt 17). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Netlify.

Die Nameserver der Domain zerodesk.biz werden von Cloudflare betrieben (Abschnitt 11). Für die Website wird Cloudflare nur zur Namensauflösung (DNS) eingesetzt; die Inhalte der Website werden nicht über Cloudflare ausgeliefert.

Die Dokumentation unter docs.zerodesk.biz ist ebenfalls eine statische Website ohne Cookies und ohne Tracking. Für sie gelten die Ausführungen in diesem und dem folgenden Abschnitt entsprechend.

5.Website: keine Cookies, kein Tracking, lokal eingebundene Schriften

Unsere Website setzt keine Cookies. Sie speichert auch sonst keine Informationen in Ihrem Endgerät (etwa im Local Storage oder Session Storage) und greift nicht auf solche Informationen zu. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Wir verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins und keine eingebetteten Inhalte Dritter wie Videos oder Karten.

Die Schriftarten (IBM Plex) und alle übrigen Dateien werden direkt von unserem Webserver geladen. Es wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Diensten hergestellt. Das JavaScript der Website dient ausschließlich der Darstellung, etwa für Menü, Animationen und Preisrechner, und sendet keine Daten an uns oder Dritte.

6.Links zu externen Angeboten

Unsere Website enthält Links, etwa zur App (app.zerodesk.biz), zur Dokumentation (docs.zerodesk.biz), zu unserem Telegram-Kontakt und zur Website der Kotova GmbH (kotova.io). Daten werden an den jeweiligen Anbieter erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Für Angebote Dritter gelten deren Datenschutzhinweise.

7.App: Registrierung und Benutzerkonto

Um ZeroDesk zu nutzen, legen Sie ein Benutzerkonto an. Bei der Registrierung und während der Nutzung verarbeiten wir:

• Name und E-Mail-Adresse,
• Ihr Passwort, das ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert wird,
• Profilangaben, die Sie freiwillig ergänzen, etwa Profilbild, Position oder weitere Kontaktangaben,
• Anmelde- und Sitzungsdaten, etwa Zeitpunkt der Anmeldung, Sitzungs-Token und verwendeter Browser,
• Ihre Workspace-Mitgliedschaften und Rollen (z. B. Owner, Maintainer, Member, Guest),
• Einstellungen wie Sprache und Benachrichtigungen.

Zweck ist die Einrichtung und Verwaltung Ihres Kontos, Ihre Authentifizierung, die Bereitstellung Ihrer Workspaces und die Kommunikation zu Ihrem Vertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für diese Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten ist die Kotova GmbH Verantwortlicher.

Laden Workspace-Owner oder -Administratoren Sie in einen Workspace ein, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse von dieser Person. Die Einladung versenden wir im Auftrag des einladenden Kunden.

8.App: Inhalte in Workspaces

In Workspaces speichern und bearbeiten Nutzer Inhalte aller Art, zum Beispiel Nachrichten und Kanäle, Aufgaben und Projekte, Dokumente und Kommentare, Dateien in Drive, Kalender- und Planungsdaten, Kontakte, Leads und CRM-Daten, HR-Daten wie Abteilungen und Abwesenheiten, Bewerberdaten im Recruiting, gelenkte Dokumente, Schulungen sowie Audio- und Videodaten in Meetings einschließlich Live-Transkriptionen, sofern diese aktiviert werden.

Geschäftskunden

Nutzt ein Unternehmer im Sinne von § 14 BGB oder eine sonstige Organisation ZeroDesk, ist dieser Kunde für die Inhalte in seinem Workspace Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Informationen über die Verarbeitung erhalten betroffene Personen von dem jeweiligen Kunden. Anfragen, die uns hierzu erreichen, leiten wir an den Kunden weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Verbraucher

Nutzen Sie ZeroDesk als Verbraucher für eigene Zwecke, verarbeiten wir Ihre Inhalte als Verantwortlicher ausschließlich, um Ihnen den Dienst bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kein Zugriff ohne Anlass

Wir sehen Inhalte in Workspaces nicht ein und werten sie nicht aus, es sei denn, dies ist zur Erbringung des Dienstes oder zur Behebung von Störungen erforderlich, Sie bitten uns im Support ausdrücklich darum oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Inhalte wie Abwesenheitsgründe oder Bewerbungsunterlagen können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung solcher Inhalte ist der jeweilige Kunde als Verantwortlicher zuständig.

9.App: Server-Logfiles und Sicherheit

Beim Zugriff auf die App verarbeiten unser Server und Cloudflare (Abschnitt 11) technisch bedingt die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angefragte Ressource, den User-Agent, den HTTP-Statuscode sowie Fehlermeldungen.

Zweck ist der Betrieb der App, die Fehleranalyse und die Sicherheit, etwa das Erkennen von Angriffen und automatisierten Anmeldeversuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Die App verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und zeigt keine Werbung.

10.App: technisch notwendige Speicherung in Ihrem Endgerät

Die App speichert Informationen in Ihrem Browser, soweit dies für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, insbesondere:

• ein Anmelde-Token (als Cookie bzw. im Local Storage), damit Sie angemeldet bleiben,
• Ihre Auswahl des Workspaces sowie Anzeige- und Spracheinstellungen,
• bei Installation als Web-App (PWA) die Programmdateien im Cache Ihres Browsers (Service Worker), damit die App schnell lädt.

Rechtsgrundlage für das Speichern und den Zugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können diese Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; Sie werden dann abgemeldet.

Cookies oder vergleichbare Technologien zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nicht ein. Ein Cookie-Banner ist daher auch in der App nicht erforderlich.

11.Hosting der App, DNS und Netzwerk

Hostinger

Die App und alle Workspace-Daten werden auf einem virtuellen Server (VPS) gespeichert und verarbeitet, den wir bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern („Hostinger“) gemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Wir administrieren den Server selbst; Hostinger stellt die Infrastruktur bereit und ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und wirtschaftlichen Bereitstellung der App.

Cloudflare

Für die Namensauflösung (DNS) der Domain zerodesk.biz sowie für die Anbindung der App an das Internet (Cloudflare Tunnel, Proxy und Content Delivery Network, Schutz vor Angriffen) nutzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA („Cloudflare“). Der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und der App wird dabei über das Netzwerk von Cloudflare geleitet. Cloudflare verarbeitet hierbei insbesondere IP-Adressen und technische Verbindungsdaten. Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt; zur Weiterleitung und zum Schutz vor Angriffen wird die Verschlüsselung im Netzwerk von Cloudflare technisch bedingt kurzzeitig aufgehoben und erneut aufgebaut.

Zweck ist eine sichere und performante Bereitstellung der App sowie der Schutz vor Überlastungsangriffen (DDoS) und Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Cloudflare ist unser Auftragsverarbeiter; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 17. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

12.Transaktionale E-Mails

Für den Versand systembezogener E-Mails, etwa zur Bestätigung der Registrierung, zum Zurücksetzen des Passworts, für Einladungen in Workspaces, Benachrichtigungen sowie Zahlungs- und Rechnungshinweise, nutzen wir den Dienst Resend, betrieben von Plus Five Five, Inc., USA („Resend“). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, der Inhalt der Nachricht sowie technische Versanddaten wie Zeitpunkt und Zustellstatus verarbeitet. Wir nutzen die Versandregion von Resend in der Europäischen Union.

Das Erfassen von Öffnungen und Klicks ist für unsere E-Mails deaktiviert. Resend ist unser Auftragsverarbeiter; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 17. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Einladungen versenden wir im Auftrag des einladenden Kunden. Benachrichtigungen können Sie in den Einstellungen der App anpassen. Einen Newsletter versenden wir derzeit nicht.

13.Zahlungsabwicklung und Rechnungen

PayPal

Kostenpflichtige Tarife bezahlen Sie über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg („PayPal“), entweder mit Ihrem PayPal-Konto oder per Kredit- bzw. Debitkarte über PayPal. Dazu übermitteln wir an PayPal die für die Zahlung erforderlichen Daten, etwa Tarif, Betrag, Währung und Rechnungsreferenz sowie gegebenenfalls Name und E-Mail-Adresse. Ihre Zahlungsdaten wie Kartennummer oder PayPal-Zugangsdaten geben Sie direkt bei PayPal ein; wir erhalten sie nicht. Von PayPal erhalten wir den Zahlungsstatus, die Transaktions- bzw. Abonnement-ID sowie Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Anschrift der zahlenden Person.

PayPal verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher. PayPal kann nach eigenen Angaben dabei auch Identitäts- und Bonitätsprüfungen durchführen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von PayPal.

Abrechnung

Für die Abrechnung verarbeiten wir außerdem Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Firmenname und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Tarif, Anzahl der Plätze, Rechnungsbeträge und Zahlungshistorie. Rechnungen stellen wir elektronisch aus. Zur Prüfung einer angegebenen USt-IdNr. können wir eine Bestätigungsabfrage beim Bundeszentralamt für Steuern bzw. über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (VIES) durchführen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Sobald die Zahlung per Kryptowährung (Prepaid-Guthaben) verfügbar ist, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung entsprechend.

14.Integrationen

Die App bietet optionale Integrationen mit GitHub, Google Kalender, Gmail und Telegram. Sie werden nur aktiv, wenn Sie oder eine berechtigte Person Ihres Workspaces sie ausdrücklich verbinden. Dann tauschen wir auf Ihre Veranlassung Daten mit dem jeweiligen Anbieter aus, etwa Issues und Pull Requests (GitHub), Termine (Google Kalender), E-Mails und Kontakte (Gmail) oder Nachrichten und Benachrichtigungen (Telegram). Dazu speichern wir die erforderlichen Zugangs-Tokens.

• GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA (Datenschutzerklärung)
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Datenschutzerklärung)
• Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate (Datenschutzerklärung)

Für ihre eigene Verarbeitung sind diese Anbieter selbst verantwortlich; es gelten deren Datenschutzbestimmungen. Rechtsgrundlage für den Datenaustausch ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei Geschäftskunden die Weisung des Kunden im Rahmen des AVV. Sie können eine Integration jederzeit trennen; die gespeicherten Zugangs-Tokens werden dann gelöscht.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die die App über Google-APIs erhält, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“).

15.Kontakt und Support

Wenn Sie uns per E-Mail oder über Telegram kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse bzw. Telegram-Name, den Inhalt Ihrer Anfrage und gegebenenfalls Angaben zu Konto und Workspace, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Bei Nutzung von Telegram gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Telegram. Telegram hat seinen Sitz außerhalb der EU und verarbeitet Nachrichten auf eigenen Servern (Abschnitt 17). Die Nutzung von Telegram ist freiwillig; Sie können uns jederzeit auch per E-Mail erreichen.

Kündigungs- und Widerrufsformular

Wenn Sie über „Verträge hier kündigen“ oder „Vertrag widerrufen“ eine Erklärung absenden, wird das Formular direkt an unseren Server unter app.zerodesk.biz übermittelt (Hosting: Hostinger, EU-Rechenzentrum, siehe Abschnitt 11). Wir verarbeiten dabei Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Workspace, Kunden- oder Rechnungsnummer, Vertrag, Art und Zeitpunkt der Kündigung, Grund) sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs, Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Mit diesen Daten bearbeiten wir Ihre Kündigung bzw. Ihren Widerruf und senden Ihnen die Eingangsbestätigung per E-Mail (Versand über Resend, siehe Abschnitt 12).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k bzw. § 356a BGB sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. IP-Adresse und Browserkennung verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis des Eingangs und im Schutz des Formulars vor Missbrauch. Wir speichern die Angaben so lange, wie es zum Nachweis der Erklärung erforderlich ist, in der Regel bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).

16.Empfänger

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies in dieser Erklärung beschrieben ist. Empfänger sind:

• Auftragsverarbeiter, die wir sorgfältig ausgewählt und nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet haben: Netlify (Hosting der Website), Hostinger (Hosting der App), Cloudflare (DNS, Netzwerk und Schutz vor Angriffen) und Resend (E-Mail-Versand). Die Liste der Unterauftragsverarbeiter für Geschäftskunden finden Sie in der Anlage zum AVV.
• Eigenständige Verantwortliche: PayPal (Zahlungsabwicklung), die Anbieter der Integrationen, die Sie verbinden, sowie Telegram, wenn Sie uns darüber kontaktieren.
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, soweit dies für Buchhaltung und Jahresabschluss erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

17.Übermittlungen in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort: Netlify, Cloudflare und Resend sowie bei verbundenen Integrationen GitHub und gegebenenfalls Google. Für die USA hat die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (EU-US Data Privacy Framework). Übermittlungen an Unternehmen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind, erfolgen auf Grundlage von Art. 45 DSGVO. Ergänzend haben wir mit unseren Auftragsverarbeitern die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträge sind.

Telegram hat seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten, für die kein Angemessenheitsbeschluss besteht. Wenn Sie uns über Telegram kontaktieren oder die Telegram-Integration nutzen, geschieht dies auf Ihre Veranlassung; eine Übermittlung durch uns stützen wir auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO. Als Alternative steht Ihnen jederzeit der Kontakt per E-Mail offen.

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage.

18.Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses bzw. solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos löschen wir diese Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Workspace-Inhalte: bis zur Löschung durch Sie bzw. den Kunden. Nach Vertragsende löschen wir einen Workspace erst nach vorheriger Ankündigung, wie in unseren AGB beschrieben.
• Datensicherungen: Gelöschte Daten können noch für einen begrenzten Zeitraum in Backups enthalten sein, bis diese turnusmäßig überschrieben werden.
• Rechnungen und Buchungsunterlagen: bis zu 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB (Buchungsbelege wie Rechnungen derzeit 8 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre), jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres.
• Server-Logfiles der App: 14 Tage.
• Server-Logfiles der Website: nach den Fristen von Netlify (Abschnitt 4).
• Support-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung; soweit es sich um Geschäftsbriefe handelt, für die gesetzlichen Fristen.
• Zugangs-Tokens von Integrationen: bis zur Trennung der Integration.

Darüber hinaus speichern wir Daten nur, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

19.Pflicht zur Bereitstellung

Für den Besuch der Website müssen Sie keine personenbezogenen Daten angeben; die technisch erforderlichen Verbindungsdaten werden jedoch automatisch verarbeitet. Für die Nutzung der App sind Name, E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich, für kostenpflichtige Tarife zusätzlich die Abrechnungsdaten. Ohne diese Angaben können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen oder durchführen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

20.Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info [at] kotova.io. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die wir im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden; wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

21.Widerspruchsrecht

22.Keine automatisierten Entscheidungen

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

23.Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten zu schützen, insbesondere:

• Verschlüsselung aller Verbindungen mit TLS (HTTPS),
• Zugang zu den Servern ausschließlich mit SSH-Schlüsseln, ohne Passwort-Anmeldung,
• Firewall und Beschränkung der erreichbaren Dienste auf das Notwendige,
• Vergabe von Zugriffsrechten nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung,
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash,
• tägliche Datensicherungen,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

Eine vollständige Sicherheit kann bei der Übertragung von Daten über das Internet nicht garantiert werden. Wir passen unsere Maßnahmen fortlaufend dem Stand der Technik an.

24.Kinder und Jugendliche

Unsere Angebote richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sollten Sie feststellen, dass uns ein Kind Daten übermittelt hat, wenden Sie sich bitte an uns; wir löschen die Daten dann umgehend.

25.Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen, die die App betreffen, informieren wir registrierte Nutzer zusätzlich per E-Mail.